Connectez votre ERP avec votre site e-commerce PRESTASHOP
Article rédigé par Patrick Le Tacon, responsable du pôle « Digital & E-commerce » du Groupe HELIOS
Retrouvez l’intégralité de notre dossier consacré au E-commerce B2B et B2C
Le groupe HELIOS a développé depuis plus de 5 ans une réelle expertise pour connecter la solution Prestashop à différents ERP du marché.
Nos clients sont des PME, PMI intervenant dans des secteurs d’activité très variés (négoce, industrie, horticulture…) dont les sites Web et E-commerce nécessitent aujourd’hui quasiment systématiquement d’être automatiquement connectés à leur système d’information.
dont les volumes de commande imposent une interconnexion fiable et performante avec leur site marchand PRESTASHOP (plusieurs millions d’euros de commandes annuelles, plusieurs centaines de commandes par jour…).
Nous sommes spécialisés dans la réalisation d’extranet et de sites E-commerce en nous appuyant sur le socle technique PRESTASHOP depuis plus de 5 ans maintenant pour lequel nous avons déjà réalisé des connecteurs PRESTASHOP avec les ERP suivants: Divalto Infinity, YourCegid, Sage X3.
Pourquoi mettre en place un connecteur entre Prestashop et votre ERP ?
L’intérêt de mettre en place une interface ou un connecteur automatique entre votre ERP et votre site marchand Prestashop permet avant tout de proposer des services « on-line » attendus par vos clients et de soulager votre service ADV de tâches souvent sans réelle valeur ajoutée.
Il permet notamment à vos clients :
- De consulter votre offre produit en ligne parfaitement à jour à partir des données gérées dans l’ERP :
- Les familles et sous-familles produit qui structurent votre catalogue produit
- L’ensemble des informations de la fiche produit (référence, désignations, conditionnement, caractéristiques du produit…)
- Les images et documents téléchargeables associés à votre catalogue produit
- de se voir appliquées leurs conditions commerciales négociées
- Leurs tarifs et remises selon les conditions commerciales que vous leur avez accordées
- Les promotions en vigueur auxquelles ils ont accès
- de consulter la disponibilité de vos produits avant leur passage de commande
- La disponibilité des produits (stock disponible, stock à terme…)
- De passer rapidement leurs commandes en ligne en toute sécurité 24h/24 et 7j/7
- les commandes sont alors intégrées automatiquement dans votre ERP pour accélérer leur préparation et vous permettre d’assurer ainsi des délais de livraison rapides
- De suivre l’avancement de traitement de leur commande et d’en être informé
- préparation et expédition de la commande
- suivi de la livraison via le numéro de tracking fourni par le transporteur
- De consulter et rééditer les documents de la commande (issus de votre ERP)
- Les bons de livraison
- Les factures et avoirs
Le groupe HELIOS s’appuie sur la technologie TALEND Open Studio pour réaliser et faire évoluer le connecteur e-commerce puissant entre Prestashop et l’ERP Divalto. Ce choix technologique nous permet de définir l’ensemble des flux de synchronisation des données et des documents entre Divalto et le site marchand et d’automatiser leur exécution avec une excellente performance et une grande fiabilité.
Un module spécifique de gestion développé dans PRESTASHOP
Nos connecteurs PRESTASHOP <=> ERP sont intégralement développés par notre département Web & E-commerce. Ils sont administrables via un module spécifique que nous avons développé et qui offre des fonctions avancées de paramétrage et de pilotage (par l’administrateur du site / de l’ERP) des différents flux d’échanges entre l’ERP et PRESTASHOP:
- Plus de 100 paramètres de configuration sont administrables finement dans PRESTASHOP pour activer l’ensemble des flux de synchronisation à déployer sur votre site (synchroniser les images (O/N), les déclinaisons produits, les packs produit, les clients, les commandes, les fournisseurs…)
- de planifier l’exécution des différents jobs de synchronisation et de les exécuter manuellement à la demande si nécessaire
- de consulter l’état des synchronisations effectuées (Ok, NOK), toute synchronisation NOK déclenche une alerte automatique par mail
- d’accéder au détail des logs de chaque exécution si besoin
Une personnalisation de l’exécution des flux de synchronisation
La synchronisation des données par le connecteur est séparée en plusieurs flux de synchronisation:
- Import des données de l’ERP (clients, familles produit, données articles, tarifs…)
- Import des stocks
- Import des images produits
- Import des suivis de commande
- Export des commandes
Cette approche permet de paramétrer l’exécution de chaque « job » de synchronisation indépendamment des autres, à une heure précise de la journée et selon une fréquence personnalisée au contexte de votre projet (flux stock exécuté toutes les 15 mn par exemple entre 5 h et 23 h, flux données ERP chaque jour à 2 h du matin par exemple).
Un fonctionnement du connecteur en mode incrémental ou complet
Certains de nos clients disposent d’une base de données de plusieurs dizaines de milliers d’articles et d’autres de plusieurs centaines de milliers de clients. Seul un petit volume de données sont créées ou modifiées entre l’exécution des synchronisations ce qui ne justifie pas de traiter l’ensemble de la base de données lors de l’exécution de chaque synchronisation (le temps de traitement est plus long et la consommation des ressources serveur peut être plus importante).
Pour cette raison, le Groupe HELIOS a prévu un fonctionnement paramétrable des synchronisations selon les 2 modes suivants:
- Synchronisation COMPLETE des données => L’intégralité des données concernées par le traitement en cours sont synchronisées entre votre ERP et PRESTASHOP (même celles qui n’ont subies aucune modification de puis la dernière synchronisation)
- Synchronisation INCREMENTALE des données => Seules les nouvelles données et les données modifiées depuis la dernière exécution du flux sont synchronisées entre l’ERP et PRESTASHOP. Dans ce mode, chaque synchronisation passe au préalable par un « pré-traitement » effectué par notre connecteur qui permet d’isoler les seules données / documents qui devront effectivement être mis à jour sur le site marchand.
Dans l’exemple ci-dessous, les suivis de commande sont synchronisés plusieurs fois par jour en mode incrémental sachant qu’une synchronisation complète nocturne s’exécute également pour s’assurer une parfaite cohérence des données de commande (tous types confondus) entre les 2 systèmes.
Une fonction simple de déclenchement manuel de chaque synchronisation si besoin
Le connecteur PRESTASHOP <=> ERP permet si besoin au gestionnaire du site marchand de déclencher manuellement n’importe quelle synchronisation à tout moment à partir du back-office de PRESTASHOP.
Cette fonctionnalité est intéressante pour nos clients dans le cas ou une mise à jour inopinée du site marchand est nécessaire et exige d’être actualisée sans délai sur le site marchand (correction d’une erreur constatée dans l’ERP, mise à jour urgente réalisée dans l’ERP et à diffuser immédiatement sur le site marchand, évolution ponctuelle de tarif sur une famille de produit ou un produit…).
Peut-on connecter PRESTASHOP à n’importe quelle solution ERP ?
De manière générale, à partir du moment ou l’on peut extraire des données à partir de l’ERP (de manière sécurisée) ou que ce dernier peut envoyer régulièrement les données souhaitées à votre site marchand PRESTASHOP, il est techniquement possible de mettre en place notre connecteur.
Néanmoins, selon les possibilités et contraintes d’accès aux données imposées par votre solution ERP et éventuellement la nécessité de synchroniser des données spécifiquement « métier », un paramétrage spécifique, des personnalisations voire le développement de flux de synchronisation spécifiques seront à réaliser par le groupe HELIOS.
Notre connecteur est déployé depuis plusieurs années sur des sites marchands PRESTASHOP qui réalisent jusqu’à près de 10 M€ de CA par an. Nous avons certains clients qui disposent d’une base client très importante (+ de 200 000 clients) et d’autres qui traitent un volume de 200 commandes par jour et plus de 30 000 commandes par an.
Notre connecteur ERP <=> PRESTASHOP est capable de synchroniser aujourd’hui plus de 200 champs d’information entre l’ERP et votre site marchand.